Was bei der Zeitplanung zu berücksichtigen ist – oder »Geht das auch bis morgen?«

Der Zeitaufwand, der mit einem Projekt verbunden ist, hängt mit der Größe und Komplexität der Aufgabe zusammen. Doch auch vermeintlich einfache Aufträge können manchmal sehr zeitintensiv sein, ohne dass dies auf den ersten Blick ersichtlich ist. Was ist also bei der Zeitplanung besonders zu berücksichtigen? Um eine bessere Vorstellung zu bekommen, zerlegen wir das Projekt in einzelne Phasen:

Auftragsklärung

Zunächst klären wir gemeinsam mit dem Auftraggeber, worum es geht und welches Ziel erreicht werden soll. Je präziser wir die Aufgabe am Anfang definieren können, umso mehr Zeit wird im weiteren Verlauf gewonnen und desto verbindlicher können wir Zeitzusagen machen. Außerdem klären wir unterschiedlichste Punkte wie Kostenrahmen, Zeitplanung, Ressourcen, Verantwortlichkeiten sowie Datenhandling und Einbindung externer Dienstleister. Je nach Umfang des Projektes halten wir das Wesentliche in einem Briefing fest.

Konzeption, Entwurf, Gestaltung

Jedes Unternehmen hat seine eigene Philosophie, jeder Kunde eigene Vorstellungen. Jedes Projekt ist einzigartig und wird von uns auf die jeweiligen Anforderungen zugeschnitten. Eine gute Idee ist meist das Ergebnis eines Prozesses, der sich zwischen uns und dem Auftraggeber entwickelt. Auf Basis der Gespräche kreieren wir Ansätze, die zunächst in die Breite gehen und eine Entscheidungsgrundlage liefern. Im Laufe weiterer Absprachen verfeinern wir das Ergebnis.
Je nach Bedarf kaufen wir Bildlizenzen ein, entwerfen Grafiken oder bauen sie nach, suchen passende Schriften und geeignetes Papier oder planen die Umsetzung digitaler Projekte mit entsprechender Technik, beauftragen und koordinieren externe Dienstleister wie Bildbearbeiter, Illustratoren, Fotografen, Texter und Druckereien.

Korrektur

Jede größere Korrektur zieht wiederum eine Kontrolle nach sich. Daher ist es sinnvoll, Korrekturwünsche zu bündeln. Für die inhaltliche Überprüfung der Gestaltung sollte genug Zeit eingeplant werden und spätestens vor der Freigabe ein ausführliches Lektorat seitens des Auftraggebers erfolgen.

Freigabe

Die Freigabe des Projektes erfolgt, wenn alle Änderungen abgeschlossen sind. Damit endet der aktive Part des Kunden und wir beginnen mit der Produktion. Nachträgliche Änderungen verursachen immer einen höheren Zeitaufwand und zusätzliche Kosten. Dies lässt sich vermeiden, wenn alle Beteiligten genügend Zeit für die Umsetzung einplanen.

Reinzeichnung

Im nächsten Schritt bereiten wir das Dokument für den Druck oder die Darstellung am Monitor vor. Dazu gehört die Kontrolle aller Elemente auf Vollständigkeit, Richtigkeit, exakte Ausrichtung und mögliche technische Probleme. Außerdem optimieren wir Bilder und Grafiken für das jeweilige Ausgabemedium.

Produktion

Die Produktionszeit von Drucksachen richtet sich vor allem nach der Auflage, dem Druckverfahren und der Weiterverarbeitung. Letztere umfasst alle Schritte, die nach dem eigentlichen Druck anfallen, z. B. das Falzen, Kaschieren, Beschneiden, Binden, Konfektionieren, sowie die Druckveredelung mit Sonderfarben, Stanzung oder Prägung.
Digitale Projekte, wie die Programmierung von Websites oder die Animation von Filmen, realisieren wir in Kooperation mit Programmierern und Mediengestaltern. Da solche Projekte eng mit der Gestaltung verknüpft sind, erfordern sie häufig eine kontinuierliche Abstimmung über die gesamte Dauer des Projekts.

Fazit

All dies entscheidet darüber, ob die Umsetzung einen Tag oder sogar einen Monat dauert. Nicht zuletzt sollte immer ein zusätzlicher Puffer eingeplant werden, denn auch Lieferungen können sich verspäten!