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PDF-Korrektur leicht gemacht mit Adobe Reader

PDF-Korrektur leicht gemacht mit Adobe Reader

06. Mai 2014 |
Kategorie: Tipps & Tutorials, Workflow

PDF-Dokumente digital korrigieren und kommentieren.

Immer wieder werden wir gefragt, wie man denn Korrekturen am besten übermittelt. Daher haben wir in diesem Beitrag die wichtigsten Schritte und Regeln dazu zusammengestellt.

Jedes gestaltete Produkt, das einmal veröffentlicht werden soll, sei es gedruckt oder online, erfordert zuvor eine sorgfältige Abstimmung, Überprüfung und Korrektur, bis es vom Kunden freigegeben werden kann. Das PDF hat sich dabei als ideales Austauschformat bewährt und bringt viele Vorteile für einen reibungslosen Workflow mit sich.

Warum eigentlich im PDF-Format?

Das PDF ist geräte- und plattformunabhängig.
Es kann auf nahezu allen Betriebssystemen (Windows, Mac OS X, Linux usw.) sowie auf mobilen Endgeräten betrachtet und bearbeitet werden. Das ermöglicht eine unkomplizierte Zusammenarbeit und ortsunabhängige Abstimmung zwischen den verschiedenen Akteuren (Designer, Kunde, Lektor, etc.).

Das PDF ist originalgetreu.
Die Darstellung eines Dokumentes bleibt immer gleich – und zwar so, wie das Layout vom Designer angelegt ist. Durch die Einbettung sämtlicher Informationen wie Schriften, Bilder, Farben und Grafiken sprechen alle Beteiligten stets von derselben Sache. So sind neben inhaltlichen Korrekturen auch Anmerkungen zum Design exakt zuzuordnen. Offene Formate wie Word, OpenOffice oder Excel dienen daher nur zum Austausch der reinen Inhalte, die zum Satz benötigt werden.

Das PDF ist kompakt.
Umfangreiche Inhalte, komplexe Grafiken und hochaufgelöste Bilder ergeben große Datenmengen. Zur Abstimmung von Design und Korrekturen lässt sich das PDF jedoch auch gezielt komprimieren, so dass die Datei bequem per E-Mail ausgetauscht werden kann. Schrift und Pfade bleiben dabei erhalten, so dass Texte, Logos und Vektorgrafiken immer bestmöglich dargestellt werden – auch im Ausdruck und in der Vergrößerung.

Brauche ich dazu die Vollversion Adobe Acrobat Pro?

Nein. Um Korrekturen im PDF zu markieren, benötigt man lediglich die Standardversion des Adobe Reader. In älteren Programmversionen müssen die Dateien für die Kommentar-Funktion freigeschaltet sein. Sprechen Sie uns gerne an, falls dies einmal nicht der Fall sein sollte. Es empfiehlt sich, die Version des Adobe Readers stets aktuell zu halten, hier geht’s zum kostenlosen Download.

klassische korrekturzeichen

Korrekturen im PDF, ist das nicht umständlich?

Im Gegenteil. Wenn man einige Regeln und Techniken beachtet, werden Korrekturdurchläufe in Kürze zu einer leichten Übung und zum Gewinn für alle Beteiligten. Im Gegensatz zu klassischen Korrekturformen, in denen ein Dokument noch mühselig ausgedruckt, handschriftlich korrigiert, wieder eingescannt und der Agentur zurückgeschickt werden musste, bietet die digitale Korrektur im PDF entscheidende Vorteile:

PDF-Korrektur mit Adobe Reader

Und wie genau geht das jetzt?

Zunächst öffnen wir das PDF-Dokument zur Ansicht in Adobe Reader. Ein Beispieldokument haben wir hier für Sie vorbereitet. Über das Menü »Anzeige« wählen wir im Feld »Kommentar« das Fenster »Anmerkungen« aus. Das Fenster zeigt die wichtigsten Werkzeuge zum Korrigieren eines PDFs. Gleichzeitig öffnet sich die »Kommentarliste«, in der alle bereits vorhandenen und neu hinzugefügten Anmerkungen aufgelistet werden. Die Reihenfolge ist dabei abhängig von der Position im Layout und verläuft von oben nach unten. Wählt man in dieser Leiste ein Kommentarfeld aus, so wird die entsprechende Stelle im Layout markiert. Neue Kommentare werden über das entsprechende Werkzeug hinzugefügt.

Eine Anmerkung: Alle Screenshots wurden am Mac erstellt. Die Funktionalität und Symbolik ist jedoch bei der PC-Version weitestgehend identisch. Eine Kommentaransicht im Browser wird derzeit nicht unterstützt, das Beispiel-PDF daher bitte direkt in Adobe Reader anschauen.

PDF-Korrektur mit Adobe Reader

Um eine neue Korrekturanmerkung hinzuzufügen, wählt man aus der Werkzeugleiste das passende Symbol aus. Die wichtigsten Funktionen möchte ich hier kurz vorstellen:

1. Notiz (zu Bild) hinzufügen
Mit dieser Funktion lässt sich eine Notiz an einer beliebigen Position im Layout platzieren. Da die Ausrichtung in der Praxis oft schnell und nicht ganz exakt erfolgt, eignet sich dieses Werkzeug vor allem für freie Anmerkungen zu Grafik oder Fotos, jedoch nicht für Textkorrekturen.

PDF-Korrektur mit Adobe Reader

2. Text hervorheben
Dieses Werkzeug funktioniert wie ein Textmarker und hebt Passagen farblich hervor. Ein Wort oder ein Abschnitt kann markiert und per Doppelklick mit einer Anmerkung dazu versehen werden, z. B. »dieses Zitat deutlicher hervorheben«. Besser noch für das direkte Kommentieren von Textpassagen ist jedoch das Werkzeug »Notiz zu Text hinzufügen« (6), da das Textfeld hier direkt aufploppt.

PDF-Korrektur mit Adobe Reader

3. Text an Cursorposition einfügen
Dieses Werkzeug markiert eine exakte Stelle innerhalb des Textes, an dem zusätzliche Inhalte hinzugefügt werden sollen. Der ergänzende Text wird im Kommentarfeld hinterlegt.

PDF-Korrektur mit Adobe Reader

4. Notiz zum ersetzten Text hinzufügen
Dieses Werkzeug ist für Textkorrekturen oder -ersetzungen vorgesehen. Ein Buchstabe, ein Wort oder ganze Sätze werden markiert und im Kommentarfeld der entsprechend neue bzw. korrigierte Text eingefügt.

PDF-Korrektur mit Adobe Reader

5. Durchstreichen
Mit dieser Funktion markieren Sie Stellen, die gelöscht werden sollen. Ein zusätzlicher Kommentar ist nicht nötig. Noch schneller geht es mit einem Shortcut – Text markieren und Löschtaste (oder Entf-Taste) drücken.

PDF-Korrektur mit Adobe Reader

6. Notiz zu Text hinzufügen
Diese Funktion ist dafür vorgesehen, direkte Anmerkungen zu einzelnen Textbausteinen einzufügen.

PDF-Korrektur mit Adobe Reader

Tipps für die Praxis:

Fazit:

Mit der PDF-Kommentarfunktion werden Korrekturdurchläufe, sowohl auf Kunden- als auch auf Agenturseite, wesentlich effizienter, eindeutiger und weniger anfällig für Unklarheiten. Ebenso wie der hohe Anspruch unseres Kunden auf eine erstklassige und fehlerfreie Umsetzung legen wir viel Wert auf ein bestmögliches Endergebnis. Deshalb zählt für uns nicht nur die gute Idee, sondern auch eine gewissenhafte, saubere Ausführung. Wir beraten unsere Kunden daher gerne auch dahingehend, wie man den gemeinsamen Entwicklungsprozess optimieren und noch angenehmer gestalten kann. Nutzen Sie diese Hilfestellung und machen Sie sich mit den Regeln und Techniken der PDF-Korrektur vertraut. Schicken Sie diesen Link gerne auch an Ihre Mitarbeiter und Geschäftspartner, damit auch Sie davon profitieren können.

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20 Kommentare

  1. Andreas schrieb am 18. März 2015 11:22

    Hi wofür ist eigentlich dieses Funktion Textkorrekturmarkierung mit dem Symbol T mit Stern da? Irgendwie macht es bei mir nicht wirklich was und wirklich hilfreiche Informationen im Netz konnte ich bis jetzt nicht finden.

    Danke für diese schnelle Übersicht, bei einem Bild zeigen Sie die Korrektur-Kürzel die man in analogen zeigen genutzt hat. Gibt es diese auch in Acrobat bzw. kann man sich diese Kürzel gestallten und dann einfach mit einem Klick einfügen?

    • Verena Schumacher schrieb am 20. März 2015 14:43

      Hallo Andreas, schön, dass wir dir Input liefern konnten. Um deine noch offenen Fragen wird sich Andreas in den nächsten Tagen kümmern und sich wieder bei dir melden, ok? Bis dahin, liebe Grüße, Verena

    • Andreas Strack schrieb am 20. März 2015 18:54

      Hallo Andreas,
      auch nach unserer Kenntnis und Recherche hat das Werkzeug »Textkorrekturmarkierung« (T mit Stern) tatsächlich keine nennenswerte Funktion für den Korrektur-Workflow. Im Programm Adobe Acrobat (Professional) ist es nicht einmal enthalten.
      Zu ihrer zweiten Frage: Die Vielzahl der klassischen Korrekturzeichen wird im Adobe Reader durch wenige Werkzeuge plus dem Kommentarfeld ersetzt. Sie werden schlichtweg nicht mehr benötigt. Zur Verdeutlichung: Fehlende Buchstaben, Satzzeichen oder Streichungen mussten zuvor einzeln, im Text und am Rand sowie mit unterschiedlicher Symbolik handschriftlich markiert werden. Im PDF reicht die korrekte Schreibweise im Kommentarfeld. Wohl gibt es die Funktion »Freihandform zeichnen« unter dem Fenster »Grafikmarkierungen«. Dieses Werkzeug sollte jedoch keinesfalls zur Textkorrektur verwendet werden, sondern eignet sich bestenfalls für grafische Erläuterungen.

  2. Andreas schrieb am 21. März 2015 14:50

    Hi Danke für die Antwort. Ich habe ebenfalls Acrobat XI Pro und bei mir gibt es diesen »Textkorrekturmarkierung«. Es wurde extra neu etabliert in Acrobat und hat keine Funktion, ich konnte auch nichts finden?! Irgendwie schon traurig von Adobe. Aber es werden ja auch die Kundenwünsche wie Endnoten in Indesign usw. nicht von Adobe eingebunden sondern lieber neuen Schnick-Schnack, der oft nicht nötig ist.

    Dann werde ich mal weiter Korrekturen machen ohne tolle Tatstenkürzel (bzw. entfernte ehemalig Tastenkürzel) und mit vielen schwebenden Fenstern statt des Einpassens in die Menülleiste siehe Eigenschaften-Fenster bei der Text hervorheben Funktion.

    Traurig wie Adobe den semiprofessionellen und professionellen Bereich immer weniger unterstützt bzw. sogar reduziert.

    Mit freundlichen Grüßen
    Andreas

    • Andreas Strack schrieb am 23. März 2015 14:13

      Lieber Andreas,
      tatsächlich werden einige wesentliche Funktionen offensichtlich nicht optimiert und auch die Kompatibilität innerhalb der Adobe Suite könnte deutlich besser sein. Dennoch hat sich das Angebot von Adobe und die Leistungsfähigkeit der Programme in den letzten Jahren deutlich weiterentwickelt, insbesondere hinsichtlich der Arbeit an medienübergreifenden Projekten. Zu den Fenstern und Kommentareigenschaften: Hier lohnt sich vielleicht nochmals einen Blick in die Ansichts-und Voreinstellungen zur werfen (unter »Kommentieren«). Hier lässt sich z.B. einstellen, dass störende Pop-up-Fenster kompakt in der Seitenleiste dargestellt werden. Ich hoffe wir konnten dennoch weiterhelfen. Viele Grüße

  3. Leutner schrieb am 3. Dezember 2015 17:40

    Ja, aber …
    wie kann ich denn Textkorrekturen in das Dokument einfügen?

    • Andreas Strack schrieb am 3. Dezember 2015 19:17

      Hallo, und danke für deine Rückfrage.

      Textkorrekturen werden immer über die Kommentarfunktion des Adobe Readers eingefügt.
      Dazu gibt es verschiedene Werkzeuge, die wir im Beitrag vorgestellt haben. Grundsätzlich wird jedoch immer eine gewünschte Stelle im Layout markiert und die Textkorrektur im Kommentarfeld eingefügt. Diese kann dann vom Designer ins Grafikprogramm übernommen werden. Der gelayoutete Text selbst kann über den Adobe Reader nicht editiert werden – das PDF dient lediglich zur Ansicht und Korrekturabstimmung mit dem Kunden.

      Ich hoffe, dass ich weiterhelfen konnte. Viele Grüße, Andreas

  4. Stephanie C. schrieb am 11. Februar 2016 15:01

    Hallo, bei uns in der Firma kommt es immer wieder vor, dass Kommentare beim ersten mal öffnen nicht angezeigt werden. Erst bei erneuten (manchmal auch erst nach 4 oder 5x neu öffnen) werden sie uns angezeigt. Das führt natürlich zu Problemen. Gibt es eine Einstellung oder einen Trick, dass dies nicht wieder passiert?

    • Andreas Strack schrieb am 15. Februar 2016 11:54

      Hallo Stephanie,
      das angesprochene Phänomen konnten wir bisher nicht feststellen. Grundsätzlich ist es jedoch so, dass Kommentare in der Standardansicht nur sehr unscheinbar – über kleine Sprechblasen-Icons – und nur an entsprechender Stelle angezeigt werden. Für den besseren Überblick empfiehlt sich daher immer, das Fenster »Kommentarliste« einzublenden. So kann keine Anmerkung im Dokument übersehen werden. Bei komplexen Inhalten hilft zudem, schon bearbeitete Kommentare dort »abzuhaken«, um auch bei erneutem Öffnen des Dokuments die bereits berücksichtigten Punkte schnell erfassen zu können (speichern nicht vergessen). Eine passende Ansicht-Voreinstellung ist mir leider nicht bekannt.

  5. Stephanie C. schrieb am 16. Februar 2016 12:56

    Danke für die Antwort,
    die Kommentarliste ist bei uns standardmäßig offen. Leider werden uns auch dort keine Kommentare angezeigt, eben erst beim späteren Öffnen. Auch haken wir erledigte Kommentare ab und speichern nach Bearbeitung das PDF.
    Allerdings durchlaufen unsere PDFs soweit ich weiß mehrere Scripte bzw. Workflows. Vielleicht liegt es daran. Ein Versuch war es wert :)

    • Andreas Strack schrieb am 18. Februar 2016 15:05

      Hallo Stephanie,
      das könnte durchaus sein, auch lassen sich technische Ursachen nicht immer ausschließen (PC oder Mac?). Ich wünsche euch dennoch gutes Gelingen im Workflow. Falls sich ein Lösungsweg für das Problem findet, wären wir über eine kurze Nachricht (z.B. hier) sehr dankbar.

  6. SRZ Berlin schrieb am 16. Oktober 2016 14:14

    Die Kommentarfunktionen von Adobe Acrobat zur Erstellung eindeutiger, typografischer Korrekturanweisungen sind begrenzt. Zur Erstellung dudenkonformer Korrekturanweisungen mit DIN-gerechten Korrketurzeichen haben wir pdfKorrektor als Acrobat Plug-in entwickelt. Mehr Infos unter: http://www.pdfkorrektor.de/produkt

    • Andreas Strack schrieb am 18. Oktober 2016 11:49

      Hallo SRZ Berlin,
      vielen Dank für den interessanten Hinweis. Aus unserer Sicht machen korrekte Textersetzungen ganzer Wörter, Sätze oder Abschnitte viele der traditionellen Korrekturzeichen überflüssig. Auch fällt die Übertragung ins Layout so weitaus leichter. Als Ergänzung für ein professionelles Korrektorat könnte das Plug-in jedoch durchaus seine Berechtigung haben, weniger für eine unkomplizierte Abstimmung mit dem Kunden. Da das Tool nicht mit dem Mac kompatibel ist, lässt es sich leider nicht sinnvoll in unseren Workflow integrieren.

  7. uschi schrieb am 26. Juni 2017 12:22

    Hallo, ich arbeite auch auf Mac, meine Funktionsleiste sieht aber anders aus, zB es fehltdie Funktion 04 (korrigieren und ersetzen) und das T das T mit Stern. Adobe ist aktualisiert, MacOS auch. Woran kann das liegen?
    Vielen Dank
    Uschi

    • Andreas Strack schrieb am 24. August 2017 14:57

      Hallo Uschi,
      es freut uns, dass du auf unsererm Blog gelandet bist. Der Artikel ist nicht mehr ganz neu, daher sind Abweichungen in der Anordnung und im Aussehen der Symbole möglich. An den Grundfunktionen hat sich jedoch wenig geändert. Ggf. hilft das »Zurücksetzen der Werkzeugleisten« über das Anzeigemenü vorerst weiter.
      Beste Grüße, Andreas

  8. Alfred Mignon schrieb am 25. Juli 2017 08:38

    Guten Tag,
    endlich bin ich auf diesen Blog gestoßen, der mir vieles erklärt, was ich bisher nur aus der Praxis angenommen habe.
    Ich erlaube mir darauf hinzuweisen, dass der Link zu keiner sinnvollen Info, sondern zu einer Fehlermeldung führt.
    Gruß
    Alfred

    • Lisa Wilde schrieb am 24. August 2017 14:26

      Hallo Alfred,
      das freut uns sehr! Die Links sollten jetzt auch wieder funktionieren, danke für den Hinweis.
      Beste Grüße,
      Lisa von SCHUMACHER

  9. Alfred Mignon schrieb am 25. Juli 2017 08:40

    Falls der angegebene Link in spitzer Klammer gelöscht worden sein sollte, hier noch einmal ohne Klammer: Mehr Infos unter: http://www.pdfkorrektor.de/produkt

  10. Christiane Peter schrieb am 17. November 2017 12:38

    Ich hätte mir das Add-on, das in den Kommentaren genannt wurde, gerne einmal angeschaut. Der Link führt aber zwischenzeitlich erneut zu einer Fehlerseite „Hoppla! Die Seite konnte nicht gefunden werden.“ Scheinbar zwischenzeitlic gelöscht. Schade.

    • Andreas Strack schrieb am 20. November 2017 12:33

      Hallo Christiane,
      schön zu hören, dass der Beitrag auch nach Jahren noch immer weiterhilft. Das genannte Beispieldokument sollte nach wie vor hier erreichbar sein: Beispieldokument PDF-Kommentare
      Möglich, dass es im Zuge unseres Relaunch-Prozesses zeitweise nicht erreichbar war. Weiterhin viel Spaß beim Stöbern im Blog.

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