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Veni, Vidi, Word 2010 – Teil 2

Veni, Vidi, Word 2010 – Teil 2

07. November 2013 |
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Kategorie: Tipps & Tutorials,

Es sei nochmal darauf verwiesen, dass sich die folgenden Erläuterungen auf die PC-Version von Word 2010 beziehen! Die Auswahlschritte sind jeweils in Kurzform beschrieben und entsprechen von der Reihenfolge diesem Schema:

[1. Registerkarte > 2. Gruppe > 3. Schaltfläche oder 4. Dialogfeld/Menü > 5. Option]

Menüband

 

Abschnitte:

– Wir können innerhalb eines Dokuments mit unterschiedlichen Layouts arbeiten, indem wir es in Abschnitte aufteilen. Abschnitte können z.B. unterschiedliche Seitenlayouts (Format, Satzspiegel …), Seitennummerierungen oder Kopf und Fußzeilen enthalten.

– Ein Abschnittsumbruch wird als doppelte Linie angezeigt, wenn wir die Formatierungszeichen einblenden.

– Um einen neuen Abschnitt zu erstellen, platzieren wir den Mauscursor an die gewünschte Stelle und fügen einen Abschnittsumbruch ein [Seitenlayout > Seite einrichten > Umbrüche > Abschnittsumbruch].

– Befinden wir uns mit dem Cursor im Abschnitt, den wir ändern möchten, können wir nun über die Gruppe [Seitenlayout > Seite einrichten] Änderungen am Format vornehmen.

– Möchten wir die Kopf- und Fußzeile auf einer Folgeseite verändern, erstellen wir zunächst einen Abschnittsumbruch und aktivieren per Doppelklick die Kopf- und Fußzeile auf der Folgeseite. Als letztes müssen wir noch die Schaltfläche [Entwurf > Navigation > Mit vorheriger verknüpfen] deaktivieren, damit sich die Änderung nur die Seiten nach dem Abschnittsumbruch betrifft.

 

Formulare und Steuerelemente:

– Mit Hilfe von Formularfunktionen können wir bestimmen, an welchen Stellen Eingaben getätigt werden können und welcher Art diese Eingaben sind. Ebenso können wir Dokumente in ihrem Zugriff zu beschränken. Den Zugriff auf die Formularfunktionen erhalten wir über das Register [Entwicklertools], das standardmäßig ausgeblendet ist. Zum Einblenden die Option [Datei > Optionen > Menüband anpassen > Hauptregisterkarten > Entwicklertools] aktivieren.

– Die Gruppe [Entwicklertools > Steuerelemente] enthält neue sowie klassische Steuerelemente aus älteren Word-Versionen (Legacytools). Diese unterscheiden sich in ihren Eigenschaften. Um Probleme zu vermeiden, sollten entweder die neuen oder die klassischen Elemente verwendet werden.

– Zum Einfügen platzieren wir unseren Cursor an die gewünschte Stelle im Text und klicken die entsprechende Schaltfläche an. Über die Schaltfläche [Entwicklertools > Steuerelemente > Eigenschaften] können wir die Funktionsweise genauer definieren. Schneller geht es mit einem Doppelklick auf das Steuerelement im Text.

– Es gibt unterschiedliche Inhaltssteuerelemente für Rich-Text oder Nur-Text, Bild, Dropdownlisten, Kombinationsfeld (Auswahl oder eigenen Text eingeben), Kontrollkästchen, Datumsauswahl und Bausteinkatalog. Die Größe der Elemente wird automatisch durch ihren Inhalt bestimmt.

– Um das Dokument vor Änderungen zu schützen, deaktivieren wir zuerst die Schaftfläche [Entwicklertools > Steuerelemente > Entwurfsmodus]. Anschließend aktivieren wir die Schaltfläche [Entwicklertools > Schützen > Dokument schützen > Überarbeitungsoptionen einschränken > Formatierung und Bearbeitung einschränken]. Es öffnet sich ein neues Dialogfenster [Formatierung und Bearbeitung]. Wir aktivieren unter Punkt 2 die [Bearbeitungseinschränkungen] und stellen z.B. ein, dass nur das [Ausfüllen von Formularen] erlaubt sein soll. Im Anschluss aktivieren wir die Option 3 [Ja, Schutz jetzt anwenden].

 

Falz- und Lochmarken:

– Zur Erstellung der Falz- und Lochmarken doppelklicken wir in den Kopfzeilenbereich. Anschließend fügen wir unsere Markierungslinien ein [Einfügen > Illustrationen > Formen > Linien]. Bei gedrückter Shift-Taste können wir die Linien waagerecht aufziehen.

– Die Ausrichtung erfolgt über [Format > Anordnen > Position > Weitere Layoutoptionen], [Absolute Position] rechts und unterhalb von [Seite].

 

Blindtext:

– Mit Hilfe des Kurzbefehls =rand(X,Y) können wir bequem Blindtext einfügen. Dazu tippen wir den Befehl direkt in das Textfeld und betätigen die Eingabetaste. Der Wert X steht für die Anzahl der zu generierenden Absätze und Y für die Anzahl der gewünschten Sätze. Es genügt, wenn man in der Klammer nur den Wert X angibt.

 

Schnellbausteine:

Wir können einzelne Wörter, grafische Elemente oder auch Formatierungen eines Abschnitts als Bausteine abspeichern und diese jederzeit schnell wieder aufrufen und einfügen.

– Dazu markieren wir ein Element und wählen die Schaltfläche [Einfügen > Text > Schnellbausteine] aus. Über die Option [Auswahl im Schnellbaustein-Katalog speichern] können wir unser Element ablegen. Es wird dann in der Liste angezeigt, wenn wir erneut auf [Schnellbausteine] klicken.

– Um die Formatierung eines Abschnitts zu speichern, wechseln wir in die Entwurfsansicht [Ansicht > Dokumentansicht > Entwurfsansicht] und bewegen den Cursor links neben den Abschnittsumbruch, der dem Abschnitt mit den gewünschten Formatierungen folgt. Der Mauscursor wechselt an der Stelle seine Ausrichtung. Durch einen Klick auf die Linie markieren wir den Abschnittsumbruch und können ihn nun als Schnellbaustein speichern. Fügen wir den Schnellbaustein an anderer Stelle ein, übernimmt der vorangehende Abschnitt die neuen Formatierungen.

 

Formatvorlagen:

Um sich die Arbeit bei der Textformatierung zu erleichtern, haben wir auch in Word die Möglichkeit mit Formatvorlagen zu arbeiten.

– In der Gruppe [Start > Formatvorlagen] sehen wir die Schnellformatvorlagen-Leiste. Klicken wir auf den Menüpfeil gelangen wir in das eigentliche Formatvorlagen-Menü. Dort sehen wir ebenfalls die Vorlagen der Schnellformatvorlagen-Leiste, allerdings in übersichtlicher Form. Mit einem Rechtsklick auf eine Formatvorlage erscheint auch gleich ein Menü zum bearbeiten, umbenennen oder löschen dieser.

– Neben den bekannten Zeichen- [a] und Absatzformaten [¶] gibt es auch die Kategorie der verknüpften Formatvorlagen [¶a]. Diese sind praktisch identisch mit den Absatzformaten.

– Wenn wir Texte formatieren, sollten wir immer weiche Formatierungen (Zuweisung per Formatvorlage) statt harter Formatierungen (zusätzliche zugewiesene Änderungen direkt im Text) vornehmen. Das hat den Vorteil, dass wir später nur die Formatvorlagen ändern müssen. Denn Änderungen, die direkt im Text vorgenommen wurden, bleiben bei einer Anpassung der Formatvorlage erhalten. Das kann vor allem bei langen Texten zu Fehlern führen, da wir die Formatvorlagen erneut zuweisen müssten.

– Über die Option [Formatvorlagen-Menü > Formatinspektor] lassen sich zusätzlich zu den Absatz- und Zeichenformaten die harten Formatierungen anzeigen und löschen. Wollen wir es noch genauer wissen, gelangen wir vom [Formatinspektor-Menü] über die Schaltfläche [Formatierung anzeigen] in das entsprechende Untermenü.

– Es gibt vordefinierte Formatvorlagen, die wir uns über [Formatvorlagen-Menü > Optionen > Anzuzeigende Formatvorlagen auswählen > Alle Formatvorlagen] anzeigen lassen können. Dort finden wir u.a. Stilvorlagen für Kopf- und Fußzeilen, Hyperlinks, Aufzählungen etc., die standardmäßig aktiv sind.

– Formatvorlagen können wir direkt an Formatierungen im Text anpassen, indem wir den gewünschten Textabschnitt auswählen und per Rechtsklick auf die Formatvorlage klicken und die Option [Aktualisieren, um der Auswahl zu entsprechen] anwählen.

– Die aktuellen Formatvorlagen können zusammengefasst als sogenanntes Stil-Set gespeichert oder schnell durch ein anderes Stil-Set ersetzt werden. Die Formatvorlagen des aktuellen Stil-Sets werden in der Schnellformatvorlagen-Leiste angezeigt [Start > Formatvorlagen]. Das Speichern erfolgt über [Start > Formatvorlagen > Formatvorlagen ändern > Stil-Set > Als Schnellformatvorlagen-Satz speichern]. Genauso kann über [Start > Formatvorlagen > Formatvorlagen ändern > Stil-Set] ein anderes Stil-Set ausgewählt werden.

– Wir können Formatvorlagen auch als Vorlage für andere Dokumente nutzen, indem wir in das Menü [Start > Formatvorlagen > Menü/Dialogfeld > Formatvorlagen verwalten] gehen und die Option [Bearbeiten > Neue auf dieser Vorlage basierende Dokumente] wählen und bestätigen. Dann wird das Template geändert, auf dem unsere Datei basiert. Wollen wir die Standard-Dokumentvorlage [Normal.dotm] ändern oder unsere Formatvorlagen auf andere Dokumente übertragen, klicken wir direkt auf die Schaltfläche [Importieren/Exportieren…] und können nun im Dialogfeld [Organisieren] die gewünschten Zuweisungen vornehmen.

 

In diesem Sinne wünsche ich allen weiterhin frohes Schaffen und immer den nötigen Durchblick.

Link zum ersten Teil des Blogbeitrags: Veni, Vidi, Word 2010

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