Designagentur Schumacher

entwickelt medienübergreifende Designlösungen für zukunftsorientierte Menschen.

Blog

Aufbereitung von Dokumenten für den optimalen Workflow

Aufbereitung von Dokumenten für den optimalen Workflow

05. März 2014 |
Tags: ,
Kategorie: Tipps & Tutorials

Beim Datenaustausch zwischen Unternehmen und Designagentur treten häufig Fragen auf. Um den Workflow effektiver zu gestalten, haben wir einige Fragen aus Sicht der Kunden zusammengetragen und geben Antworten:

»Könnt Ihr erstmal mit Blindtext arbeiten?«

Noch vor Beginn des Projektes ist es hilfreich, eine Übersicht aller Daten zu erhalten. Das ermöglicht uns, den Arbeitsaufwand realistisch einzuschätzen und die Kosten so gering wie möglich zu halten. Art und Umfang des Inhalts geben uns außerdem wichtige Hinweise darauf, wie wir Informationen am besten strukturieren und welche Form das Endergebnis erhalten soll. Erst wenn das Ziel klar ist, können wir mit der grafischen Umsetzung beginnen. Eine Rohfassung des Textes ist daher besser als jeder Blindtext.

»Passt da noch mehr Text rein?«

Die Länge des Textes spielt spätestens dann eine Rolle, wenn er nicht mehr ins Layout passt. Manchmal wird gekürzt, häufiger hingegen die Gestaltung angepasst. Weitaus gravierender verhält es sich beim Thema Mehrsprachigkeit. Während ein englischer Text noch perfekt ins Layout passt, ist das bei der französischen Übersetzung meist nicht mehr der Fall. Daher sollte der Kunde im Voraus in Absprache mit dem Designer eine sinnvolle Textlänge definieren.

»Ist es hilfreich, Texte vorab in Word zu formatieren?«

In Word ist es sinnvoll, Absatz- und Zeichenformate zu nutzen, anstatt Formatierungen direkt im Text vorzunehmen. Einmal zugewiesene Formatierungen können leicht im gesamten Dokument angepasst werden. Erhalten wir Texte, die bereits Formatvorlagen enthalten, können wir diese schneller auf das Layout übertragen. Das lohnt sich umso mehr, je länger der Text ist. Ausführliche Infos gibt es im Blogartikel Veni, Vidi, Word 2010 – Teil 2.

»Soll ich das Bildmaterial in Word einbetten?«

Das Einbetten in Word hat in der Regel zur Folge, dass Bilder und Grafiken in der Qualität reduziert werden und wichtige Farb- und Bildinformationen verloren gehen, die jedoch für die weitere Verwendung im Druck wichtig sind. Für die Zuordnung von Bild und Text ist die Einbettung zwar sinnvoll, für die Weiterverarbeitung jedoch weniger. Bildelemente sollten deshalb unbedingt separat zugeschickt werden. Eine eindeutige Benennung ist essentiell.

»Kann ich die Bilder per Mail schicken?«

Theoretisch können Sie größere Datenmengen bis 50MB per Mail an uns versenden. Alternativ bietet sich auch die Bereitstellung der Daten über einen Server an. Hier gibt es kostenlose Anwendungen (bis 2GB) wie Dropbox oder WeTransfer. Bei letzterem ist keine Anmeldung notwendig, die Daten werden allerdings nur 7 Tage vorgehalten.

»Welche Dateiformate benötigt die Agentur?«

Welches Datei- bzw. Grafikformat besser geeignet ist, hängt vom Verwendungszweck ab. Jedes Format hat spezielle Eigenschaften, die sich auf die technische Verarbeitung und Darstellung von Texten und Bildern auswirken. Grundsätzlich können wir alle Formate verarbeiten, die von der Adobe Creative Suite 6 und Microsoft Office unterstützt werden. QuarkXPress-Dateien (ab Version 5) gehören nicht dazu.

»Was ist besser: JPG oder EPS?«

Man unterscheidet zwischen Grafikformaten auf Vektor- und Raster-Basis:

Vektor-Dateien setzen sich durchweg aus Flächen und Linien zusammen. Sie können verlustfrei skaliert werden und sind am besten für Grafiken, insbesondere Logos, geeignet (s. Abb. 1). Damit ist es möglich, ein und dasselbe Logo auf einer Visitenkarte genauso scharf abzubilden wie auf einem großen Fassadenbanner. Formate diesen Typs sind z. B. EPS, AI, SVG, SWF oder DWG.

Raster- bzw. Pixel-Bilder setzen sich aus einzelnen Bildpunkten zusammen. Die Auflösung ist fix und kann nicht verlustfrei skaliert werden (s. Abb. 2 und 3). Dazu zählen in erster Linie Fotos, die eine differenzierte, natürliche Darstellung von Farben und Verläufen erfordern. Die bekanntesten Formate sind JPEG, TIFF, GIF, PSD, BMP und PNG.

Der folgende Vergleich zeigt einen Ausschnitt des Titelbilds in der Vergrößerung:

Vergleich Vektor – Pixel

Abb. 1: EPS

Vergleich Vektor – Pixel

Abb. 2: JPG gepixelt

Vergleich Vektor – Pixel

Abb. 3: JPG interpoliert

»Welche Bildauflösung ist ausreichend?«

Fotos müssen ausreichend hoch aufgelöst sein, damit sie beim Druck nicht pixelig oder unscharf aussehen (s. Abb 2 und 3). Die meisten Drucksachen erfordern eine Auflösung von ca. 300 dpi (Druckpunkte pro Zoll) bei Abbildungsgröße. Da Bildschirme geringere Auflösungen zwischen 72 und 120 ppi (Bildpunkte pro Zoll) haben, werden Bilder bei gleicher Auflösung am Monitor etwa drei- bis viermal so groß dargestellt als im Druck. Was am Monitor also genau richtig erscheint, ist für den Druck meist zu klein.

Abbildungsgröße am Monitor (links) und im Druck (rechts)

Abb. 4: Dasselbe Bild bei gleicher Auflösung am Monitor (links) und im Druck (rechts)

»Können wir die Bilder direkt aus dem Internet verwenden?«

Grundsätzlich hängen an Fotografien und Bildern Urheberrechte. Das gilt auch für Bilder aus dem Internet. Bevor ein Bild für die eigene Gestaltung eingesetzt werden darf, müssen daher zuerst die Nutzungsbedingungen geklärt werden. Wer sicher gehen will, kauft Stockbilder (d.h. auf »Lager« vorproduziert). Bekannte Lizenzmodelle sind Royalty Free (einfache Nutzung) und Rights Managed (exklusive Nutzung).

»Könnt Ihr uns die Schriften zu Verfügung stellen?«

Auch die Nutzung von Schriften ist gesetzlich geregelt. Üblicherweise muss auch hier eine Lizenz zur Nutzung erworben werden. Schriften zu kopieren ist daher nicht erlaubt, es sei denn, die Nutzungbedingungen ermöglichen dies explizit. Für die professionelle Gestaltung kommen in der Regel nur kostenpflichtige Schriften zum Einsatz. Diese sind für die Darstellung am Computer und für den Druck optimiert, haben in der Regel einen größeren Zeichensatz und differenzierte Schriftschnitte.

»Wie sollen die Korrekturen vorgenommen werden?«

Wenn wir Inhalte in das Layout einfließen lassen, sind einige Schritte der Formatierung und Ausrichtung notwendig, bis ein Text die gewünschte Form erhält. Dies kann nur begrenzt automatisiert erfolgen. Werden uns aktualisierte Texte nachgereicht, sollten die Änderungen nachvollziehbar gekennzeichnet sein. Auf diese Weise können wir vermeiden, jede Zeile einzeln abzugleichen oder Texte komplett neu zu setzen.

Änderungen können über Word mit Hilfe der Änderungsverfolgung festgehalten werden. Geänderte Passagen können auch farblich hervorgehoben werden. Eine bessere Möglichkeit bieten die Kommentarfunktionen im Acrobat Reader. Ein entsprechendes Tutorial folgt in Kürze.

DIESE BEITRÄGE KÖNNTEN SIE AUCH INTERESSIEREN

Agentur-Hackathon: Probleme sind zum Hacken da.

Agentur-Hackathon: Probleme sind zum Hacken da.

Kollaboratives Arbeiten und Ideen gemeinsam in der Gruppe testen? Das klingt nach uns. Gesagt. Getan.

19. August 2016 | Kommentar schreiben

Suitcase Fusion 5 – Teil 1: Tipps für den Überblick im Schriftenuniversum

Suitcase Fusion 5 – Teil 1: Tipps für den Überblick im Schriftenuniversum

Wir geben in zwei Teilen Tipps für die Arbeit mit dem Schriftverwaltungsprogramm Suitcase Fusion 5. Teil 1: Von Symbolleiste bis Vorschau.

23. Juni 2015 | Kommentar schreiben

Absatz- und Zeichenformate in InDesign

Absatz- und Zeichenformate in InDesign

Mit Hilfe von Formatvorlagen in InDesign können wir Absätze und Textabschnitte gleichmäßig formatieren und gestalten. Mehr dazu in diesem Artikel.

19. Mai 2015 | Kommentar schreiben

Schreibe einen Kommentar